15 Aout 2022 : Version 2.0

Cette version correspond à la sortie officielle de la partie RH de VISULT

VISULT RH vous aide à développer les compétences de vos collaborateurs de déterminer des objectifs et de piloter les entretiens, les sondages et les besoins de formation de vos collaborateurs.

Ajouts également de fonctionnalités ergonomiques

Contenu de cette Release :

  1. Paramétrer le module RH
  2. Constituer son catalogue de formations
  3. Définir son référentiel de compétences
  4. Gérer les demandes de formation
  5. Utiliser des modèles d’entretiens ou sondage
  6. Créer et gérer des campagnes d’entretien ou sondage
  7. Analyser les résultats
  8. Nouvelles fonctionnalités ergonomiques

1 Paramétrer le module RH

Les paramètres nécessaires au bon fonctionnement de ce module sont répartis sur deux endroits

  1. La fiche utilisateur
  2. Les paramètres RH

A – Fiche utilisateur

Les sept champs indiqués en jaune sont utilisés pour le module RH.

A noter que la position de l’utilisateur (manager) détermine ses droits à traiter des entretiens en tant que manager et à proposer ou valider des demandes de formation de ses collaborateurs

Autre rôle : deux nouveaux rôles possibles

Admin RH : A tous les droits sur le module RH

RH : peut créer des campagnes en se basant sur les formulaires proposés mais ne peut pas intervenir sur les paramètres RH

Entrée dans l’entreprise : cette date sera utile pour administrer des campagnes comme les entretiens professionnels (basés sur des séquences de deux ans).

Prise de poste : Ce champ est facultatif mais il permet, s’il est renseigné de pouvoir par exemple, lancer des sondages basés sur cette date.

Dernier entretien : Ce champ est mis à jour dès lors que vous avez coché la case dans votre modèle d’entretien. Nous recommandons de l’utiliser principalement avec l’entretien professionnel.

Autre date : champ facultatif  

Responsable RH : si vous renseignez un responsable RH dans ce champ alors il viendra remplacer le responsable RH inscrit par défaut dans les paramètres du module RH. Très utile quand vous avez des unités avec un RRH. Un principe de hiérarchie existe :

Si le manager a son responsable RH renseigné alors il sera désigné pour tous les collaborateurs de ce manager

Si le manager n’a pas de responsable RH renseigné et que le collaborateur n’en n’a pas non plus, alors c’est le responsable RH inscrit dans les paramètres qui sera désigné.

Manager de : dès lors qu’il est indiqué qu’un utilisateur est manager d’une équipe, alors il peut réaliser les entretiens et gérer les besoins de formation de cette équipe

B – Paramètres RH

En cliquant sur le menu dans la partie Paramètres RH vous pouvez paramétrer la totalité des fonctionnalités de VISULT RH.

5 parties vous sont proposées

Paramètres pour les sondages anonymes :

Afin de respecter des critères d’anonymat lors de vos sondages, vous pouvez paramétrer le nbre minimal de participants ainsi que le nombre minimal de réponses pour visualiser les résultats.

Les valeurs minimales proposées sont de 10 pour le nombre de participants et de 5 pour le nombre de réponses pour visualiser les résultats.

Vous pouvez faire évoluer ces deux paramètres à la hausse selon le nombre d’utilisateurs créés dans la base.

Informations utilisateurs pour les rapports PDF

Comme indiqué sur l’écran ci-après vous avez la possibilité de déterminer la liste des champs que vous souhaitez voir affichés sur le document d’entretien.

Dans cet exemple les champs en bleu s’afficheront sur le rapport d’entretien

Gestion des demandes de formation

Dans cet écran vous pouvez déterminer certains modes de fonctionnement

Les demandes hors catalogue : dans ce champ il est possible de faire des choix qui permettent :

1 Ne pas ajouter les demandes hors catalogue dans le catalogue

2 Ajouter les demandes hors catalogue en mode ‘non disponible’

3 les demande hors catalogues sont ajoutées dans le catalogue en mode disponible (visible par tous les utilisateurs)

4 Les demandes hors catalogues sont ajoutées dans le catalogue mais non visibles tant qu’elles ne sont pas validées par un administrateur RH.

Responsable RH par défaut : si dans la fiche utilisateur le responsable RH n’est pas indiqué c’est celui là qui sera indiqué pour les validations des demandes.

Le manager doit valider les demandes :  si cette case est cochée alors le manager devra valider les demandes de formation pour les personnes dont il est responsable

Le responsable RH doit valider les demandes : si cette case est cochée alors le Responsable RH indiqué par défaut ou celui de la fiche utilisateur devra valider les demandes de formation.

Le collaborateur doit valider les propositions : dès lors que le manager propose une formation à un collaborateur, quand cette case est cochée, le collaborateur peut accepter ou refuser cette proposition. Si la case n’est pas cochée alors les propositions sont acceptées d’office.

2 Constituer son catalogue de formation :

VISULT RH peut gérer les demandes de formation dites « à la volée » et ne faisant pas référence à un catalogue proposé par l’entreprise. Si vous ne souhaitez pas utiliser le catalogue, alors il suffit de ne pas le renseigner.

Il est également possible de rédiger un catalogue de formation qui serait selon le cas visible ou non par les utilisateurs selon les paramètres.

Vous pouvez lors de la création de votre catalogue, décider de préciser si cette formation permet d’obtenir une certification et sa durée de validité.

Cette information sera utile notamment pour le RH souhaitant rechercher les certifications nécessitant un renouvellement.

Pour créer le catalogue de formation, il suffit de choisir dans les paramètres RH

Et choisir l’option « liste des formations »

Chaque formation crée au catalogue peut être associée à une ou plusieurs compétences. Permettant ainsi de réaliser des recherches sur des compétences clés proposées.

Un moteur de recherche est également proposé afin de rechercher une formation sur des mots clés.

Lors des entretiens d’évaluation ou professionnels il est possible pour le manager ou le collaborateur de préciser ses demandes hors catalogue ou en lien avec le catalogue.

Exemple de formation certifiante reliée à des compétences

3 Définir son référentiel de compétence :

Le référentiel a deux objectifs

  • Définir la liste des compétences que l’on souhaite évaluer. (Celles-ci seront sélectionnables lors des entretiens
  • Constituer un catalogue de formation en accord avec ce référentiel

Les compétences peuvent être répertoriées par typologie/catégorie pour cela il suffit de créer les catégories en cliquant sur l’icône

Puis dans la catégorie, d’ajouter les compétences désirées en cliquant sur l’icone

Exemple de catalogue

4 Gérer les demandes de formation

Cette partie permet pour un manager ou un collaborateur de saisir une demande de formation

Selon les droits utilisateurs il est possible de :

  • Rechercher une formation dans le catalogue selon plusieurs critères (compétences ou mots clé ;
  • Saisir une demande personnelle hors catalogue ;
  • Saisir une demande personnelle dans le catalogue ;
  • Saisir une demande pour un ou des collaborateurs ;
  • Valider les demandes de formation
  • Déclarer sa formation annulée, reportée, terminée
  • Déclarer l’obtention d’un certificat
  • Exporter les demandes de formation
  • Identifier les dates de renouvellement des certifications

5 Utiliser des modèles d’entretien ou sondage

En standard nous vous proposons une série de modèles de sondages et entretiens que vous pouvez importer dans votre espace VISULT et adapter selon vos besoins.

Seul l’administrateur RH peut importer un document de la bibliothèque.

Pour cela dans le menu  il vous suffit de cliquer sur importer des formulaires et choisir le formulaire de votre choix.

Il existe également une bibliothèque de questions type que vous pouvez utiliser dans vos formulaires pour vous éviter à les créer de toute pièce.

L’usage de ces questions apporte une particularité dans vos statistiques.

Dès lors qu’une question utilisée dans un formulaire provient de la base de question, il est possible d’obtenir des statistiques par formulaire ou indépendamment du formulaire.

Cette base de question peut être enrichie selon vos besoins par un « administrateur RH ».

6 Créer et gérer des campagnes d’entretien ou sondage

Pour organiser un sondage ou une campagne d’entretien il est nécessaire de « lancer une campagne »

Si vous êtes « Admin RH » ou « RH » il vous est possible de créer une campagne en vous basant sur les formulaires proposés. Pour cela, dans le menu Campagnes RH cliquez sur

Un écran s’affiche et vous pouvez créer votre campagne en renseignant les champs suivants :

Titre : donnez un titre précis à votre campagne, il s’affichera dans tous les écrans

Date de début : la date de début consigne l’ouverture officielle de la campagne. Si vous êtes en préparation, indiquez une date ultérieure. Seule vous ne pourrez voir la campagne. Dès lors que la date sera atteinte, alors les personnes invitées seront notifiées. Vous pouvez décider de ne pas lancer la campagne en automatique en décochant la case indiquée en dessous de la date de début.

Date limite : C’est la date à partir de laquelle la campagne sera considérée comme terminée. A partir de cette date, plus aucune saisie ne sera possible. Vous pouvez décider de prolonger votre campagne en modifiant la date de fin.

Description : Vous pouvez indiquer ici une description détaillée de votre campagne. Ce champ est facultatif.

Sélectionnez le type : choisissez ici le type de campagne désirée

Sondage : ce type est non anonymisé

Sondage anonyme : si vous choisissez ce type de sondage, l’utilisateur sera informé par le picto suivant et le sondage respectera les règles d’anonymisation et de comptage précisée dans les paramétrages RH.

Entretien : le choix de cette option permet de réaliser une campagne d’entretien entre un collaborateur et son manager.

Des règles spécifiques aux entretiens s’appliquent alors.

La gestion des entretiens permet d’aller de la préparation de l’entretien à la signature individuelle de celui-ci.

Sélectionnez un formulaire : cette option permet de choisir le formulaire à utiliser

7 Analyser les résultats

Plusieurs possibilités s’offrent à vous dans les statistiques

Analyser et exporter les statistiques relatives à une campagne (sondage, sondage anonyme, entretien)

Analyser et exporter le résultat de type e-NPS (employee Net Promoter Score)

Exporter la liste des participants et leur statut. Cela peut être utile pour communiquer de manière globale les résultats d’avancement d’une campagne.

Le sigle vous indique que vous pouvez télécharger les données en mode CSV

Le sigle  vous indique que vous pouvez visualiser les résultats de votre campagne

Le sigle  vous indique que vous pouvez archiver votre campagne. Celle-ci changera simplement de catégorie. Vous pourrez la désarchiver simplement en cliquant sur le même icone.

Le siglevous permet de visualiser le document imprimable de votre entretien

La cloche vous indique selon sa couleur, l’état d’avancement de ce que vous avez à faire

Verte : je suis dans les temps, la dernière notification est inférieure à 24h

Bleue : la dernière notification est inférieure ou égale à 5 jours

Orange : la fin de la campagne est proche

Rouge : la campagne est terminée

Si vous êtes administrateur la cloche vous donne la possibilité d’un simple clic de notifier les personnes ayant pris du retard dans la réalisation de leur entretien ou la réponse à un sondage.

8 Nouvelles fonctionnalités ergonomiques

Filtres

De nouveaux boutons de type Filtre vous permettent de limiter les affichages selon les écrans. Dès lors que vous apercevez cet icone  il vous est possible de filtrer l’affichage de votre écran selon les possibilités proposées. dès lors qu’un filtre est utilisé, l’icone s’affiche en rouge pour vous informer.

Abonnements

Si une carte d’un utilisateur vous intéresse et vous souhaitez être informé des évolutions de celle-ci en temps réel, il vous suffit de vous abonner. Pour cela cliquez sur le menu de la carte et choisissez « s’abonner à la carte »

Désormais vous serez notifié à chaque changement de statut ou commentaire

13 mai 2022 : Version 1.8

Cette version est majoritairement consacrée à la préparation de la version RH de VISULT.

Il s’agit également d’une version visant à renforcer la gestion de la sécurité.

A partir du 13 mai, pour vous connecter à VISULT il faudra utiliser ce lien : https://visult.app/

Désormais VISULT a deux modules, VISULT Performance pour la gestion et le pilotage de vos OGSM ou vos OKR

VISULT RH pour la gestion des compétences, des entretiens, sondages et besoins de formation.

Egalement des améliorations graphiques et ergonomiques.

Contenu de cette Release :

  1. Améliorations de sécurité
  2. Nouveau template clair
  3. Saisie des dates
  4. Rapport de cartes en format PDF
  5. Saisie de mot clés pour affiner les recherches
  6. Nouvelle recherche de carte par mot clé

1 Améliorations de sécurité

Sur cette version nous avons renforcé la sécurité.

A partir du 13 mai, pour vous connecter à VISULT il faudra utiliser ce lien : https://visult.app/

2 Nouveau template :

En standard, VISULT est livré avec un template bleu marine. Il est désormais possible de choisir un template clair.

Pour cela, votre administrateur peut choisir le template au niveau de l’écran Organisation comme indiqué ci après.

Le résultat en mode clair est le suivant :

3 Saisie des dates : La saisie des dates n’était possible qu’en cliquant sur le calendrier. il est désormais possible de choisir soit la saisie manuelle soit par le calendrier

3 possibilités : saisie directe, copier/coller, choix dans le calendrier

4 Rapport de carte : si lors d’une réunion vous souhaitez créer un rapport et laisser une trace écrite en format PDF, plusieurs options s’offrent à vous :

Dans l’onglet CARTES

1 – Choisissez le rapport d’affichage qui vous intéresse

2 – Dans le menu choisissez « Imprimer »

3 – votre imprimé apparait avec la possibilité :

  • D’afficher la carte en mode détaillé ou simplifié
  • De masquer une carte dans une catégorie
  • De masquer une catégorie complète
  • D’écrire un commentaire général
  • D’ajouter pour chaque carte le commentaire de votre choix
  • D’ajouter des sauts de page

5 Saisie de mot clés pour affiner les recherches

ici les mots clés « gdp » et « paye » ont été saisis dans le champs description

Dans le champs description des cartes vous pouvez désormais ajouter des mots clés pour faciliter vos recherches. chaque mot clé saisi sera mémorisé pour vous aider à le ressaisir à l’identique.

6 Nouvelle recherche de carte par mot clé

Dans l’onglet Cartes nous avons ajouté une nouvelle recherche qui se base sur les mot clés saisis dans les descriptions des cartes

14 février 2022 : Version 1.7

Dans cette version 1.7, nous vous proposons des améliorations opérationnelles pour l’usage de VISULT.

Cette version comporte majoritairement 3 grandes nouveautés

1 – l’arrivée du framework OKR

L’OGSM vous va, mais vous voulez plus simple sans être simpliste ? jetez un œil au nouveau framework OKR. Visionnez nos vidéos pour vous faire une idée. Et si l’idée vous tente, contactez-nous pour une aide.

2 – le pilotage des objectifs chiffrés avec mesures graphiques

Les couleurs c’est bien mais ça peut vite devenir trop simple pour certaines mesures. Alors on vous a concocté une interface qui vous permet de

  • Préparer votre budget,
  • Suivre les réalisations
  • Avoir une vue graphique de synthèse de vos résultats

Vous allez aimer.

3 – L’interface avec votre outil de CRM ou de facturation

Piloter sans pouvoir concentrer l’ensemble de vos données de manière synthétique et sans ressaisie est toujours chronophage.

Vous avez des objectifs pour lesquels il est important de mesurer l’avancée de manière périodique et sans tout ressaisir ?

Votre CRM vous donne des infos sur l’activité commerciale mais vous n’arrivez pas à vous projeter ?

Votre système d’information regorge de données que vous aimeriez agréger pour mesurer l’atteinte de vos objectifs ?

C’est désormais possible avec cette version.

20 décembre 2021 : Version 1.6

       Dans cette version 1.6, nous vous proposons des améliorations opérationnelles pour l’usage de VISULT.

1 – la gestion des abonnements et des notifications

Elle vous permet d’être prévenu selon une série d’évènements et également de pouvoir paramétrer et recevoir des messages ou un rapport standard structuré.

   2 – la gestion des commentaires sur cartes

Dès lors qu’une carte est modifiée par une personne habilitée, VISULT permet d’e préciser la raison de ce changement.

  3 – Mise en place de la gestion des feedbacks

Pouvoir remercier, féliciter ou proposer une amélioration permet à chacun de se positionner par rapport à son action.

Dans VISULT c’est désormais possible et nous vous proposons une interface ludique permettant de voir l’évolution des échanges reçus et envoyés avec son manager ou son collaborateur.

1 – la gestion des abonnements et des notifications

En management par objectif il peut être utile de vouloir suivre l’évolution d’une action. Que cela soit un objectif ou un challenge proposé par un collègue, il vous suffit de sélectionner la carte de votre choix et de l’ouvrir.

Puis cliquer sur « Abonné »

Désormais à chaque évolution de cette carte vous recevrez une notification dans votre centre de notifications.

2 – la gestion des commentaires sur cartes

Que vous soyez aboné à une carte ou pas, dès lors que vous avez le droit de la voir, il est possible de visualiser l’évolution et la vie de la carte par un simple clic.

Ex : Cette carte comporte 3 commentaires

Comment lire la timeline : cliquez sur l’icone

3 Mise en place de la gestion des feedbacks

Faire un feedback à un collaborateur avec VISULT peut se faire à 3 niveaux

  1. Le like : vous avez la possibilité d’envoyer simplement un Like à une personne pour lui signifier de votre satisfaction
  2. Le feed-back : le principe du feedback est avant tout de préciser votre ressenti sur une situation ou une action passée
  3. Le feed-forward : C’est la version plus évoluée du feedback et la moins tournée sur l’action passée. Elle vous permet au-delà du feedback de faire une proposition ou une recommandation d’action pour les prochaines fois.

Ces trois types d’actions sont possibles et VISULT vous propose la possibilité de mixer le type de commentaire et le choix des destinataires.

Philosophie : il n’y a pas de hiérarchie et le feedback fonctionne à 360°. Tout le monde peut envoyer un feedback à une autre personne ou une équipe et vice versa.

Choix possibles :

  • Faire un feed-back à une personne indépendamment d’une action spécifique
  • Faire un feed-back à une personne sur une carte spécifique (objectif, Challenge …)
  • Faire un feed-back à un groupe de personnes, une équipe
  • Faire un feed-back à un porteur d’objectif et ses contributeurs

Nota : tous les feedbacks d’un manager envers son collaborateur sont strictement privés

Envoyer un feed-back à un collègue ou plusieurs personnes

Il est possible d’envoyer un feedback directement à son manager, à son équipe ou à des personnes et des équipes de votre choix

Envoyer un feed-back à un collaborateur

Dans l’onglet équipe, sélectionnez le collaborateur et cliquez sur « Envoyer un feed-back »

Si le collaborateur souhaite répondre

La Timeline

L’ensemble des communications sont tracées dans le temps et permettre de reprendre le fil d’une discussion.


Envoyer un feed-back à un collaborateur sur une carte spécifique

Si vous êtes abonné à une carte, vous pouvez rédiger un commentaire qui sera suivi sur la carte et son fil de discussion. Si vous n’êtes pas abonné à cette carte, il vous est possible d’envoyer un feed-back. VISULT reconnait automatiquement si cette carte comporte, au-delà de son propriétaire, d’autres contributeurs et des abonnés. Il vous est donc possible de choisir vos destinataires par un simple clic.

Recevoir un rapport d’activité

afin de limiter la réception d’emails vous avez la possibilité d’opter pour le rapport d’activité.

dans vos paramètres (voir vidéo associée) il vous est possible de choisir le rapport d’activité et de définir sa fréquence.

Vous recevrez par email un rapport détaillé et interactif

4 novembre 2021 : Nouvelle version 1.5

La version 1.5 apporte deux types de fonctionnalités

Apports techniques : il est désormais possible de se connecter sans avoir à saisir son mot de passe (Single Sign On).

L’ancien système par connexion simple (login et mot de passe) continue de fonctionner si vous souhaitez privilégier ce mode.

Vous pouvez aussi utiliser le système d’authentification Microsoft et les éléments de sécurité qui y sont associés (mot de passe, Windows Hello, Microsoft Authenticator, double approbation par SMS, …)
Notez que c’est une méthode de connexion qui fonctionnera même si vous perdez votre mot de passe Visult et qu’une fois connecté vous pouvez modifier le mot de passe dans votre profil.

Les deux environnements pour lequel VISULT a obtenu la certification sont GOOGLE et MICROSOFT.

Apports fonctionnels : Dans cette version, l’accent est mis sur les tableaux de bord.

Il est désormais possible de constituer vos propres tableaux de bord et de définir la destination de chacun.

Ex : Reporting pour réunion d’équipe, Reporting pour suivi de projet spécifique, Reporting pour le CODIR etc.

En standard VISULT est fourni avec 2 reporting par défaut :

Un premier tableau qui vous affiche l’avancement de vos stratégies, de vos objectifs individuels et des challenges

sur lesquels vous travaillez.

Un second tableau qui affiche les nouveautés VISULT pour chaque release ainsi que l’accès à la librairie de vidéos pour se former à VISULT.

Création de tableaux sur mesure :

En quelques clics il vous est désormais possible d’intégrer dans un tableau un ensemble d’informations vous permettant d’organiser une présentation complète intégrant des éléments de sources diverses.

  • Vidéos
  • Play List Youtube
  • Liens vers des blogs
  • Images
  • Présentations et documents stockés sur Google Drive ou Microsoft OneDrive
  • Mise en avant de cartes spécifiques (Challenge, Objectif, Stratégie…)
  • Pages de logiciel (iframe)

Exemple de rapport personnalisé :